הגדרות דואר

הקדמה

פריוריטי יכולה להתממשק עם מגוון שירותים לשליחת מיילים, בין אם פנימית בין משתמשי פריוריטי או חיצונית ללקוחות, ספקים, לידים, וכו’.

לרשותכם שלוש אפשרויות להגדרת דואר במערכת:

• אינטגרציה ישירה עם Gmail או Office 365.
• בהתחברות לתוכנת Microsoft Outlook המותקנת בתחנה.
• חיבור גנרי לשרת דואר דרך SMTP.

מסמך זה מסביר כיצד להגדיר דואר בכל אחת מהאפשרויות הללו.

שימו לב שהגדרה של דואר מחדש תחליף את ההגדרה הקודמת - אם מגדירים דואר עם Outlook לאחר הגדרת דואר עם Gmail, הגדרות ה-Gmail יימחקו ומיילים יישלחו רק דרך Outlook.

הגדרת דואר עם Gmail / Office 365

רישום ל-Priority Connect

החיבור ל-Gmail ול-Office 365 משתמש בטכנולוגיית OAuth2, שכדי לעבוד איתה צריך להירשם תחילה ל-Priority Connect.

לחלופין, אפשר להתחבר לדואר ב-Gmail או Office 365 בחיבור גנרי בעזרת סיסמאות לאפליקציות (App Passwords). להנחיות חיבור ל-Gmail, ראו כאן.

הגדרת החיבור ל-Gmail / Office 365

1. התחברו לשירות הדואר - Office 365 או Gmail - בתחנה.
2. בפריוריטי, מתפריט האפשרויות, לחצו על דואר ואז בחרו בהגדרות דואר > Gmail/Office 365 > הגדרות דואר.
3. בחרו את ספק הדואר הרצוי בחלון שנפתח ולחצו על אישור.
   
4. תפתח לשונית חדשה בדפדפן בה תתבקשו לאשר גישה של פריוריטי לתיבת המייל. אשרו אותה.
5. תופיע הודעת OK המאשרת שהחיבור הצליח ואפשר לחזור לפריוריטי.
6. כשתחזרו לפריוריטי, יופיע חלון הקלט הבא:
   
   • סמנו את האפשרות לרשום דואר כמשימה, כדי שכל הודעת דואר שנשלחת אל לקוח או ספק, או מתקבלת ממנו, תירשם במערכת כמשימה אותה אפשר לשלוף במסך יומן משימות.
     הערה: מנהל המערכת יכול לשנות הגדרה זו לכל המשתמשים, או לקבוצות נבחרות, בעזרת קבוע המערכת MAILCRM.
   • סמנו את האפשרות משתמש ב-Outlook כדי לנהל את משלוח המיילים דרך Outlook.
   • סמנו את האפשרות לשלוח דואר ניסיון כדי לשלוח הודעת בדיקה לתיבת הדואר.
7. לחצו על אישור כדי לסיים את תהליך ההגדרה.

תוצאה: משתמש פריוריטי זה מחובר לשירות הדואר שנבחר.

הגדרת דואר עם Outlook

חשוב: כדי לעבוד עם Outlook, הפלאגאין של פריוריטי חייב להיות מותקן בתחנה. האפשרות להשתמש ב-Outlook לא תופיע בתפריט אם הפלאגאין לא מותקן.

1. בפריוריטי, מתפריט האפשרויות, לחצו על דואר ואז בחרו בהגדרות דואר > Outlook > הגדרות דואר. ייפתח החלון הבא:
2. כדי שהמערכת לא תבדוק ותודיע אוטומטית על דואר חדש/שטרם נקרא, סמנו את האפשרות לא לבדוק הודעות דואר. אחרת, בחרו אם לקבל הודעה על הודעות שלא נקראו / הודעות חדשות, ואת תדירות הבדיקה (ברירת מחדל היא כל 15 דקות).
3. אם בחרתם לקבל הודעות על דואר חדש/ דואר שטרם נקרא, אפשר לרשום מספר הגדרות נוספות:
   • לסמן את האפשרויות לבדוק הודעות דואר בכניסה למערכת, הצג דיווח כאשר מתקבל דואר חדש.
   • להגדיר תדירות לבדיקת לוח השנה ב-Outlook.
4. האפשרויות הבאות מתייחסות לאינטגרציה בין Outlook למסכי הדואר הפנימיים בפריוריטי:
   • האפשרות לשלוף הודעות מתיבת הדואר האלקטרוני תייבא את ההודעות מ-Outlook אל תוך תיבת הדואר בפריוריטי. סימון אפשרות זו תאפשר גם לבחור האם להשאיר את ההודעות ב-Outlook או למחוק אותם.
   • סמנו את האפשרות ללא הצגת הודעות Outlook כדי למנוע קבלת הודעות pop-up הנשלחות ע"י Outlook שמטרתן למנוע הפצת וירוסים. דבר זה מועיל במיוחד כאשר שולחים את אותה הודעה למאות נמענים חיצוניים.
     
   • סמנו את האפשרות רשום דואר כמשימות לקוח/ספק, כדי שכל הודעת דואר שנשלחת אל לקוח או ספק, או מתקבלת ממנו, תירשם במערכת כמשימה אותה אפשר לשלוף במסך יומן משימות.
   • בעבודה עם דואר ב- Outlook, ברירת המחדל היא שהודעות דואר יוצא הנוצרות מתוך מסך (כגון בעת שליחת קישור לרשומה) או דו"ח, נפתחות לכתיבה ב-Outlook. סמנו את האפשרות עבודה במסך משלוח דואר כדי שהודעות אלו ייפתחו במסך משלוח דואר של פריוריטי.
5. לחצו על אישור כדי לסיים את תהליך ההגדרה.

תוצאה: משתמש פריוריטי זה מחובר להתקנת Microsoft Outlook בתחנה.

הגדרת דואר עם שרתים אחרים

שלב א: הגדרת שרת הדואר

1. פתחו את מסך שרתי דואר.
2. רשמו שם לשרת בשדה שרת דואר.
3. רשמו את כתובת שרת דואר, דומיין (אם נחוץ), ופורט SMTP. מידע זה צריך להגיע מספק השרת.
4. סמנו את התיבות SSL ו-TLS.

שלב ב: תוכנית הגדרת דואר

1. מתפריט האפשרויות, לחצו על דואר ואז בחרו בהגדרות דואר > שרתים אחרים. ייפתח החלון הבא:
   
2. בשדה שרת דואר, בחרו את שרת הדואר שהגדרתם בשלב הקודם.
3. מלאו את שם המשתמש, סיסמה, וכתובת מייל בשרת.
4. סמנו את האפשרות משתמש ב-Outlook כדי לנהל את משלוח המיילים דרך Outlook.
5. סמנו את האפשרות לשלוח דואר ניסיון כדי לשלוח הודעת בדיקה לתיבת הדואר.
6. לחצו על אישור כדי לסיים את תהליך ההגדרה.

תוצאה: משתמש פריוריטי זה מחובר לחשבון המשתמש הרלוונטי בשרת הדואר.